特集

ムダな会議を一掃する!「生産性を高める会議術」

会議が前月の数字を報告するだけの時間になっている。
定例会議がマンネリ化して、正直効果が感じられない。

会議やミーティングはチームを前に進める重要な機会ですが、ちゃんと意識しなければ、ムダな時間になってしまうことも。

今回は会議の生産性を高めるコツを、大手企業で会議術研修なども実施されている前田鎌利氏に伺いました!

 

こーじ

会議をもっと生産性の高い時間にしたいと考えている方は多くいらっしゃると思います。

会議の品質を高めるためにはどんなことが重要なのでしょうか?

ゴールを明確にしてからスタートする


まず一番の問題点としては、ゴールが明確じゃない会議がすごく多いんですよね。

「定例会議です。集まりましょう。」

といって、大して共有することも議題もないんだけど、毎週集まってるからとりあえず集まりました。とか、

何かがあった時の緊急会議。必要で呼ばれるならいいけど、「とりあえず呼ばれたけど、なんのために集まったんだ?」みたいな状態。

会議の品質を高めるなら、

「今日集まってもらった理由はこうです。」
「この会議のゴールはこうです。」

最初にゴールを明確にしてからスタートすることが必要です。

こーじ

「なんとなく」で会議をしてはいけないということですね。

会議にもコストがかかっている

人を集めるということは、その人のリソースをその時間全部拘束してしまうので、ある意味その人に払っているお給料の時間分は自分が預かってしまうということになるわけです。

例えば、時給2,000円分くらいで働いているスタッフがいるとします。

その人が2時間拘束されると4,000円コストがかかっていることになります。
それが定例で毎週すると1ヶ月に16,000円。
1年に直すと20万円近くになります。

1人ならまだいいとして、これが5人10人とかになったら、年間で100万、200万円のコストがかかっていることになります。

これはバカにできないですよね。

会議でかかったコストを回収するにはどれくらい売上を上げないといけないか?

を考えていかないといけません。

会議をするときは必ずコスト意識を持つことが大切です。

会議の本質は決めること

もう1つ重要なことは、会議の定義は「情報を共有して決定をすること」です。

ただ集まって、情報共有をするだけであれば、メールで展開するだけで十分ですよね。

みんなが集まるなら情報共有だけではなくて、必ず意思決定をする。

これがすごく大事なことです。

こーじ

確かに。何も決まらない会議だと「なんで集まったんだろう?」となってしまいますね。

会議を主催する側と参加する側、それぞれの立場で気をつけるポイントはどんなことでしょうか?

会議をデザインする


経営者やマネージャーなど、会議を運営する役割の方は、1時間ならその1時間の会議をどういう風にするか?と事前にちゃんとデザインしておかないといけません。

会議のはじめに「今日集まってもらったのはこういう主旨で、これを決めたいと思っていて、そのためにみんなから意見がほしい」みたいにきちんと共有できるようにしておくこと。

その上で、
じゃあどんな質問をしたら良い意見が出やすいか?
どのタイミングで誰に話を振るか?など

一時間後のゴールに向かう道筋をデザインしておくことが事前準備として重要です。

遠慮しない

次に、会議に参加する側のポイントは「遠慮しない」こと。

例えば、会議に社長や上の立場の人がいると、「結局その人が決めちゃうから言ってもしょうがないな。」とか、「忙しい中で、こんな質問したら申し訳ないかな。」とか。

結局、発言もしないまま会議が終わってしまう。

これなら、そもそも参加しない方がいいです。

でも、呼ばれているからには何かしら発言を求められているんです。
そのためにはわからないことは遠慮しないで聞かないといけないですよね。

自分から発言をすれば、上の人も下の人もそれに応えてくれます。

もちろん前提として、発言しやすい空気作りも大切です。

会議に参加する時には、どんな主旨で、自分に何が求められていて、議題に対して何を伝えることが大事なのかを事前にちゃんと考えてから参加することが大切です。

こーじ

ありがとうございます!

最後に会議の品質をさらにあげるために実践できるポイントがあれば教えてください。

ファシリテーションは持ち回りで

オススメなのは、会議のファシリテーションをスタッフが持ち回りで行うことです。

会社のトップがファシリテーションをしてしまうとその人の言うことが全てになってしまうので、トップじゃない人、特に若手のスタッフが順番にやれるといいですね。

色々なスキルが磨かれるのでぜひ順番にやってもらいたいなぁと思います。

それと、うまくいっている会社ほどボトムアップの会議が多くなります。

「これやりたいんです、承認して下さい」
「新しい案を考えました!どうでしょう?」

という下からの意見がたくさん集まってくる方が、会社はさらに好循環で回っていきます。

トップダウンで上の人が「これ決めたい」「あれ決めたい」だけだと、だんだん自走力がなくなっていくんですよね。

「どうせ上の人が考えるからいいや」とか「これ以上仕事増えるの嫌だ」「自分がパンクするだけだからやめとこう」とか、どんどんやらなくなってしまいます。

なので、ボトムアップで積極的に提案ができる雰囲気作りができている会社の方が成長スピードは早いですよね。

何よりも自分がやりたいことを提案するわけだから、一生懸命やってくれます。

ぜひ挑戦してみてください。

<前田氏のご紹介>

前田鎌利(まえだ かまり)氏
◯一般社団法人プレゼンテーション協会 代表理事
◯株式会社 固 代表取締役
◯一般社団法人継未 代表理事

HP:https://www.katamari.co.jp/

著書
◯『社内プレゼンの資料作成術』(ダイヤモンド社)
◯『社外プレゼンの資料作成術』(ダイヤモンド社)
◯『最高品質の会議術』(ダイヤモンド社)
◯『最高のリーダーは2分で決める』(SBクリエイティブ社)
◯『プレゼン資料のデザイン図鑑』(ダイヤモンド社)

プロフィール
17年にわたりIT業界に従事。2010年に孫正義社長(現会長)の後継者育成機関であるソフトバンクアカデミア第1期生に選考され初年度第1位を獲得。孫正義社長に直接プレゼンして幾多の事業提案を承認されたほか、孫社長のプレゼン資料づくりも担当。その後、ソフトバンク子会社の社外取締役や、ソフトバンク社内認定講師(プレゼンテーション)として活躍。2013年12月にソフトバンクを退社、独立。2016年7月、ソフトバンク、ヤフー株式会社、大手鉄道会社などのプレゼンテーション講師を歴任するほか、UQコミュニケーションズなどで会議術の研修も行う。

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白井康司

白井康司

投稿者の記事一覧

◯ マーケティングディレクター
◯ LINE@コンサルタント
歯科医院、飲食店、トレーニングジム、合宿施設、メイク教室など、様々な業種のLINE@活用をサポート。その他にもブログの執筆やSNSなどWEBマーケティング全体のアドバイスを行っている。趣味はスポーツ観戦。好物はカレーライス。
人生最大の思い出はママチャリで東京から大阪へ行ったこと。

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